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SECRETAIRE ASSISTANTE + EXCEL

SECRETAIRE ASSISTANTE + EXCEL
E-LEARNING + TELEPRESENTIEL (FORMATION ELIGIBLE CPF)

Prochaine session de formation, appelez le 02 97 43 61 67

Public concerné

  • Salariés, demandeurs d’emploi, particuliers
  • Financement selon statut

Prérequis

Niveau V souhaité et/ou une expérience dans le tertiaire.

Objectifs

Le module de formation secrétaire assistant.e vous permettra :
  • d'acquérir les compétences sur les écrits professionnels, l'organisation des tâches, la communication et l'information, l'organisation de réunions, les déplacements et repas professionnels.
Le module de formation Excel vous permettra :
  • d'acquiérir les fonctions de base du logiciel Microsoft Excel,
  • de créer des tableaux avec des formules et calculs simples.

Evaluations

Secrétaire assistante : la formation doit être suivie à 100% et un minimum de 80 % de bonnes réponses lors des évaluations est requis pour ce module de formation.

Excel : la formation doit être suivie à 100%. Passage de la certification en fin de parcours. La certification inclut un QCM et des manipulations réelles du logiciel dans des mises en situation rencontrées en entreprise.

Méthode

Secrétaire assistante :
  • Parcours asynchrone sur plateforme de formation : licence 1 an (le parcours reste à votre disposition pendant 1 an)
  • Supports de cours imprimables
Excel :
  • Parcours asynchrone sur plateforme de formation : licence 1 an (le parcours reste à votre disposition pendant 1 an)
  • Supports de cours imprimables
  • Passage de la certification en fin de parcours

Durée et délais d'accès

Durée :
En moyenne 72 heures réparties de la façon suivante :
  • Secrétaire assistante : 12 heures (en moyenne) sur plateforme de formation + temps de réalisation des exercices et heures de tutorat
  • Excel : 30 heures (en moyenne) sur plateforme de formation avec heures de tutorat + temps passage de la certification
La formation se déroule sur 2 mois (sauf pour les sessions incluant le mois d'août qui elles se déroulent sur 3 mois, le centre de formation étant fermé à ce moment-là).
 
Délais d'accès :
  • Entrée tous les quinze jours selon disponibilité.

Déroulé de la formation

Secrétaire assistant.e : 3 semaines.

Module Excel : 5 semaines.

Granularisation de la formation

Secrétaire assistant.e :
  • 12 modules comprenant de multiples jeux‐exercices interactifs et stimulants
Excel : 
  • 3 niveaux de formation (débutant, confirmé, expert)
  • 27 Modules (123 leçons interactives)
  • Exercices imprimables
  • Exercices interactifs
  • Ressources téléchargeables

Contenu

Secrétaire assistant.e
Excel
Les écrits professionnels : le courrier
  • La lettre
  • Mise en page avec Word
  • La télécopie ou fax
  • La messagerie électronique

Les écrits professionnels : les notes
  • La note de service
  • La note d’information
  • La note de synthèse

Les écrits professionnels : les tableaux
  • Les tableaux
  • Créer un tableau simple avec Word
  • Insérer, supprimer des lignes et des colonnes avec Word
  • Modifier la hauteur et la largeur des cellules avec Word
  • Mise en forme des cellules avec Word

Les écrits professionnels : les rapports
  • Le rapport

Les écrits professionnels : les contres-rendus
  • Les prises de notes
  • Les contres-rendus

Les écrits professionnels : les formulaires
  • Les formulaires
  • Les questionnaires

Les écrits professionnels : les documents commerciaux
  • Le bon de commande
  • Le devis
  • La facture
  • Le bon de livraison, de réception

La gestion du temps
  • Gestion du temps
  • Création et modifier une tâche avec Outlook
  • Les outils de gestion de temps
  • Gagner du temps
  • Planifier un rendez-vous avec Outlook
  • Gestion de l’espace de travail

L'organisation administrative
  • Les procédés de classement
  • Les ordres de classement

Communication et information : réception et diffusion
  • Collecter les informations
  • Visualiser l'information
  • Diffuser l'information

Organisation de réunion
  • Organiser des réunions

Les déplacements professionnels
  • Organiser un déplacement
Prise en main
  • Démarrer et quitter Excel
  • La fenêtre Excel
  • Ouvrir et enregistrer un classeur
  • Créer un classeur basé sur un modèle

Saisie des données
  • Saisir du contenu dans une cellule
  • Saisir des nombres
  • Effacer, modifier le contenu d’une cellule
  • Saisir des dates et des heures

Sélectionner une cellule, une plage de cellules
  • Se déplacer à l’aide des touches du clavier
  • Atteindre une cellule rapidement
  • Se déplacer dans les feuilles d’un classeur
  • Sélectionner une plage de cellules
  • Sélectionner des cellules disjointes
  • Sélectionner des lignes ou des colonnes

Les lignes et les colonnes
  • Insérer, supprimer une ligne
  • Insérer, supprimer une colonne
  • Modifier la hauteur d’une ligne
  • Masquer, afficher ligne ou colonne
  • Modifier la largeur d’une colonne
  • Transposer des lignes en colonnes

Les différents formats
  • Saisir des nombres
  • Saisir des dates
  • Saisir des heures
  • Saisir des valeurs monétaires

Calculs simples
  • Écrire une formule dans une cellule
  • Écrire des formules arithmétiques simples
  • Recopier des formules avec des références relatives
  • Calculer une moyenne
  • Appliquer sur un cas concret
  • Etre plus productif…

Les fonctions courantes
  • Fonctions statistiques courantes NB(), MOYENNE()
  • Ordre de calcul
  • Références relatives et absolues
  • Afficher et imprimer des formules
  • Écrire une formule de calcul

Mise en forme
  • Mettre en forme des données
  • Modifier la position des données
  • Fusionner des cellules
  • Appliquer des bordures aux cellules
  • Modifier la couleur des cellules
  • Reproduire une mise en forme

Premières applications
  • Éléments de facture
  • Calculs d’honoraires
  • Grille de rémunération
  • Calculer une évolution

Fonctions avancées
  • Mensualités de prêt avec l’assistant
  • Nombre de jours ouvrés
  • Fonction logique : condition Si
  • Quelques autres fonctions
  • Fonctions Somme si et Nombre si
  • Fonction RechercheV

Mise en forme conditionnelle
  • Appliquer une mise en forme conditionnelle
  • Afficher les 10 nombres les plus grands
  • Appliquer une mise en forme avec barres de données
  • Appliquer une mise en forme avec icône colorées
  • Effacer une mise en forme conditionnelle
  • Créer un damier

Saisie semi-automatique et import de données
  • Recopier des données
  • Recopier en incrémentant
  • Importer des données

Mise en page et impression
  • Mettre en page une feuille de calcul
  • Répéter lignes et colonnes sur chaque page
  • Créer en-tête et pied de page
  • Accéder autrement aux en-têtes et pieds de page
  • Gérer les sauts de page
  • Définir une zone d’impression

Noms de cellules
  • Nommer et utiliser un nom de cellule dans une formule
  • Gérer les noms de cellule
  • Sélectionner une cellule à partir de son nom
  • Générer les noms en utilisant les libellés

Gestion des feuilles et liaisons entre feuilles
  • Gestion des feuilles de calcul : nommer,déplacer…
  • Colorer, masquer, dupliquer une feuille
  • Référencer une cellule d’une autre feuille
  • Grouper des feuilles pour des calculs plus rapides

Applications pratiques
  • Calculer le commissionnement de vos vendeurs
  • Des dates dans tous les formats
  • Relevé de notes – fonction SOMMEPROD
  • Montant des intérêts – Fonction INTPER

Présenter les données en graphiques
  • Généralités sur les graphiques
  • Créer un graphique rapidement
  • Créer un graphique à l’aide du ruban
  • Afficher / masquer / sélectionner des éléments d’un graphique
  • Mettre en forme un graphique
  • Modifier un graphique

Manipuler des séries de données
  • Utiliser des séries disjointes
  • Ajouter / supprimer une série à un graphique existant
  • Modifier la couleur d’une série de données dans un graphique
  • Courbes de tendance
  • Forme dans une série

Tri, filtre et sous-totaux
  • Créer et trier une liste de données
  • Filtrer une liste de données
  • Appliquer un filtre élaboré
  • Afficher des sous-totaux
  • Gérer une liste avec un formulaire

Tableaux croisés dynamiques
  • Créer un tableau croisé
  • Modifier un tableau croisé
  • Mettre à jour un tableau croisé
  • Mettre en forme un tableau croisé
  • Créer un graphique croisé illustrant un tableau

Validation et protection des données
  • Protéger, déprotéger une feuille
  • Protéger certaines cellules
  • Protéger, déprotéger un classeur

Consolidation des données
  • Consolidation par référence avec liaison
  • Consolidation par référence sans liaison
  • Consolidation par libellés

Analyses et simulations
  • Analyses et simulations
  • Valeur cible
  • Analyse d’hypothèses
  • Solveur
  • Scénarios

Images et dessins
  • Insérer une image
  • Dessiner des objets graphiques
  • WordArt

Outils divers
  • Vérifier l’orthographe
  • Rechercher et remplacer
  • Associer un commentaire
  • Fractionner une feuille de calcul

Import, export, échanges de données
  • Exporter un tableau Excel vers Word
  • Exporter un graphique Excel vers Word
  • Importer des données

Les Macros
  • Enregistrer une macro-commande
  • Modifier le raccourci d’une macro-commande
  • Visualiser et modifier une macro-commande

Indicateurs

Niveau moyen obtenu au certificat ICDL Excel : 81 %

Nombre de stagiaires ayant suivi la formation : nouvelle formation.

Evaluation de la formation par les stagiaires : nouvelle formation.

Prérequis techniques

  • Navigateur web : Chrome, Firefox, Edge
  • Système d'exploitation : PC, smartphone
  • Etre équipé.e d'une sortie sonore (casque ou enceinte)
  • Pour la formation sur EBP : l'utlisation d'un PC sous Windows est requis (Processeur : Intel Core i5 ou supérieur Mémoire : 8 Go minimum pour les systèmes d'exploitation 64 bits)
  • Pour le passage de la certification : l'utilisation d'une webcam est requise
  • Une imprimante est souhaitable pour imprimer les supports de cours

Personnes en situation de handicap

Nous contacter.

Eligible au CPF

Formation éligible CPF

Cette formation mène à une Certification éligible au CPF.

Nom de la certification :  TP Secrétaire assistante - BC01.

Lorsque la certification est financée au titre du CPF, le cycle de formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun).

Plus d'informations : www.moncompteformation.gouv.fr en cliquant sur l'image.

Consultez les offres d'emploi sur Pôle Emploi.

Fiches métier du secrétariat

N'hésitez pas à prendre connaissance des fiches métiers mises à votre disposition pour bien comprendre ce qu'est le métier de secrétaire assistant.e et les débouchés.
  • Avec le sourire, la/le secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l'ordinateur et de nombreux dossiers.
  • Elle/il exerce son métier dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat.
  • Sa discrétion et ses initiatives sont appréciées.
  • Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
  • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
  • Peut coordonner une équipe.

"Le Présent est l’enclume où se fait l’avenir" Victor Hugo.

Identifier les savoirs et les savoir-faire émergeants qui esquissent des métiers nouveaux constitue un enjeu majeur surtout dans des environnements socioprofessionnels mouvants. 

"L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au coeur de l'activité quotidienne."

Coût

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