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SECRETAIRE ASSISTANTE + WORD + EXCEL + EBP GESTION COMMERCIALE PRO

SECRETAIRE ASSISTANTE  + WORD + EXCEL + EBP GESTION COMMERCIALE PRO
E-LEARNING + TELEPRESENTIEL (FORMATION ELIGIBLE CPF)

Prochaine session de formation, appelez le 02 97 43 61 67

Public concerné

  • Salariés, demandeurs d’emploi, particuliers
  • Financement selon statut

Prérequis

Niveau V souhaité et/ou une expérience dans le tertiaire.

Objectifs

Le module de formation secrétaire assistant.e vous permettra :
  • d'acquérir les compétences sur les écrits professionnels, l'organisation des tâches, la communication et l'information, l'organisation de réunions, les déplacements et repas professionnels.
Le module de formation Word vous permettra :
  • de créer un document Word simple avec la mise ne forme des caractères et des paragraphes
  • de réaliser la mise en page avec la numérotation des pages, les en-têtes et les pieds de page
  • de gérer l'impression de vos documents
Le module de formation Excel vous permettra :
  • d'acquiérir les fonctions de base du logiciel Microsoft Excel,
  • de créer des tableaux avec des formules et calculs simples.
Le module de formation sur EBP Gestion Commerciale vous permettra :
  • d'apprendre à créer les fichiers de base clients, articles, modes de règlements, fournisseurs, etc.
  • d'apprendre à créer les documents commerciaux (devis, bon de commande, bon de livraison, facture, etc.)
  • d'apprendre à saisir les règlements, préparer les remises, gérer l'échéancier et préparer les relances clients

Evaluations

Préparation CCP1 et CCP2 Secrétaire assistante : la formation doit être suivie à 100% et un minimum de 80 % de bonnes réponses lors des évaluations est requis pour ce module de formation.

EBP Gestion Commerciale Pro : un exercice final reprenant ce qui a été vu lors de la formation en téléprésentiel est à réaliser. L'évaluation sera faite sur la création de fiches clients, articles, de documents commerciaux, la saisie de règlements clients, la préparation des remises, le suivi de l'échéancier et les relances clients, les documents de stock (inventaire et bon d'entrée).

Word : la formation doit être suivie à 100%. Passage du TOSA en fin de parcours. Le TOSA inclut un QCM et des manipulations réelles du logiciel dans des mises en situation rencontrées en entreprise.

Excel : la formation doit être suivie à 100%. Passage du TOSA en fin de parcours. Le TOSA inclut un QCM et des manipulations réelles du logiciel dans des mises en situation rencontrées en entreprise.

Méthode

Préparation CCP1 et CCP2 Secrétaire assistante :
  • Parcours asynchrone sur plateforme de formation : licence 1 an (le parcours reste à votre disposition pendant 1 an)
  • Supports de cours imprimables
EBP Gestion Commerciale Pro :
  • Formation en téléprésentiel 
  • Exercice à réaliser seul.e en fin de parcours 
Word :
  • Parcours asynchrone sur plateforme de formation : licence 1 an (le parcours reste à votre disposition pendant 1 an)
  • Supports de cours imprimables
  • Passage de la certification TOSA en fin de parcours
Excel :
  • Parcours asynchrone sur plateforme de formation : licence 1 an (le parcours reste à votre disposition pendant 1 an)
  • Supports de cours imprimables
  • Passage de la certification TOSA en fin de parcours

Durée

En moyenne 79 heures réparties de la façon suivante :
  • Préparation CCP1 et CCP2 Secrétaire assistante : 12 heures (en moyenne) sur plateforme de formation + temps de réalisation des exercices et heures de tutorat
  • EBP Gestion Commerciale Pro : 7 heures sur 1 journée + temps de réalisation de l'exercice d'évaluation
  • Word : 30 heures (en moyenne) sur plateforme de formation avec heures de tutorat + temps passage du Tosa
  • Excel : 30 heures (en moyenne) sur plateforme de formation avec heures de tutorat + temps passage du Tosa
  • Pour cette formation, un module de formation "Lire et comprendre un bilan" est offert (ce module sera accessible en fin de parcours) !
La formation se déroule sur 2.5 mois (sauf pour les sessions incluant le mois d'août qui elles se déroulent sur 3.5 mois, le centre de formation étant fermé à ce moment-là.

Déroulé de la formation

Module Préparation CCP1 et CCP2 Secrétaire assistant.e : 2 semaines.

Module Word : 4 semaines.

Module Excel : 4 semaines.

A l'entrée en formation, le rendez-vous est pris pour la journée de formation sur la gestion commerciale EBP. 

Granularisation de la formation

Préparation CCP1 et CCP2 Secrétaire assistant.e :
  • 12 modules comprenant de multiples jeux‐exercices interactifs et stimulants
Word :
  • 3 niveaux de formation (débutant, confirmé, expert)
  • 27 Modules (106 leçons interactives)
  • Exercices imprimables
  • Exercices interactifs
  • Ressources téléchargeables
Excel : 
  • 3 niveaux de formation (débutant, confirmé, expert)
  • 27 Modules (123 leçons interactives)
  • Exercices imprimables
  • Exercices interactifs
  • Ressources téléchargeables

Contenu

Secrétaire assistant.e
EBP Gestion Commerciale
Word
Excel
Lire et comprendre un bilan
Les écrits professionnels : le courrier
  • La lettre
  • Mise en page avec Word
  • La télécopie ou fax
  • La messagerie électronique

Les écrits professionnels : les notes
  • La note de service
  • La note d’information
  • La note de synthèse

Les écrits professionnels : les tableaux
  • Les tableaux
  • Créer un tableau simple avec Word
  • Insérer, supprimer des lignes et des colonnes avec Word
  • Modifier la hauteur et la largeur des cellules avec Word
  • Mise en forme des cellules avec Word

Les écrits professionnels : les rapports
  • Le rapport

Les écrits professionnels : les contres-rendus
  • Les prises de notes
  • Les contres-rendus

Les écrits professionnels : les formulaires
  • Les formulaires
  • Les questionnaires

Les écrits professionnels : les documents commerciaux
  • Le bon de commande
  • Le devis
  • La facture
  • Le bon de livraison, de réception

La gestion du temps
  • Gestion du temps
  • Création et modifier une tâche avec Outlook
  • Les outils de gestion de temps
  • Gagner du temps
  • Planifier un rendez-vous avec Outlook
  • Gestion de l’espace de travail

L'organisation administrative
  • Les procédés de classement
  • Les ordres de classement

Communication et information : réception et diffusion
  • Collecter les informations
  • Visualiser l'information
  • Diffuser l'information

Organisation de réunion
  • Organiser des réunions

Les déplacements professionnels
  • Organiser un déplacement
Ergonomie de l'application
  • Les univers aux menus
  • Les tâches
  • Les barres d'outils
  • Les fiches et les listes
Mise en place du dossier de gestion commerciale
  • Création du dossier et paramétrage de la société
  • Familles Clients
  • Fiche Client
  • Familles Fournisseurs
  • Fiche Fournisseur
  • Famille d'articles
  • Articles biens et services
Documents de stocks
  • Bon d'entrée / Bon de sortie
  • Inventaire
Traitement des ventes
  • Saisie de documents de vente : devis, bon de commande, bon de livraison, facture
  • Livraisons partielles
  • Regroupement de documents
Suivi Financier
  • Saisie d'un règlement
  • Echéancier
  • Relances
Pour commencer
  • Découvrir Word 2016
  • Saisir du texte et enregistrer un document
  • Fermer et ouvrir un document
  • Se déplacer dans un document
  • Modes d'affichage d'un document

Saisie et mise en forme des caractères
  • Saisir du texte
  • Sélectionner du texte
  • Mettre en forme du texte
  • Reproduire / annuler une mise en forme
  • Maîtriser les options de la boîte Police

Modifier du texte
  • Modifier, insérer supprimer du texte
  • Copier et coller du texte
  • Couper et déplacer du texte
  • Le Presse-papiers Office
  • Annuler, rétablir et répéter des modifications

Mise en forme de paragraphes
  • Modifier l’alignement d’un paragraphe
  • Effectuer des retraits de paragraphes
  • Modifier l’interligne et l’espacement des textes
  • Empêcher une rupture entre des lignes ou des paragraphes

Bordures et trames
  • Ajouter et personnaliser une bordure
  • Appliquer une trame de fond
  • Ajouter une bordure aux pages

Puces et numéros
  • Créer une liste à puces ou numérotée
  • Modifier une liste à puces ou numérotée
  • Utiliser des paragraphes et ajuster les retraits dans une liste
  • Utiliser une liste à plusieurs niveaux

Symboles, caractères spéciaux, lettrines
  • Insérer un symbole ou un caractère spécial
  • Ajouter une lettrine

Mise en page
  • Paramétrer les marges et l’orientation des pages
  • Insérer un saut de page
  • Créer et mettre en page des sections
  • Numéroter les pages

En-tête, pied de page et filigrane
  • Créer un en-tête et un pied de page
  • Modifier et supprimer un en-tête et un pied de page
  • Créer, personnaliser et supprimer un filigrane

Impression
  • Imprimer un document et paramétrer l'impression
  • Imprimer une enveloppe
  • Imprimer des étiquettes

Les tabulations
  • Poser et appliquer une tabulation
  • Utiliser la fenêtre Tabulations
  • Modifier et supprimer des tabulations
  • Insérer des points de suite

Les tableaux - création et mise en forme
  • Insérer un tableau simple
  • Insérer ou supprimer des lignes et des colonnes
  • Redimensionner les lignes et colonnes d'un tableau
  • Utiliser la fenêtre propriétés du tableau
  • Mettre en forme des cellules

Les tableaux - fonctionnalités avancées
  • Dessiner un tableau
  • Utiliser les styles de tableau
  • Habillage du texte et positionnement d'un tableau
  • Trier le contenu d'un tableau
  • Convertir un tableau en texte ou un texte en tableau
  • Effectuer des calculs dans un tableau

Les images - insertion et mise en forme
  • Insérer une image à partir d’un fichier
  • Insérer une image en ligne
  • Recadrer et rogner des images
  • Ajuster l'apparence des images
  • Maîtriser le volet Format de l'image

Les images - modifications et habillage
  • Styles et modèles prédéfinis des images
  • Redimensionner et pivoter des images
  • Habillage et positionnement des images
  • Organiser des objets
  • Aligner, grouper et dissocier des objets

SmartArt, diagramme, graphique et zone de texte
  • Insérer des icônes
  • Insérer un graphique SmartArt ou diagramme
  • Insérer un graphique
  • Insérer une zone de texte

Correction d’un document
  • Corriger l’orthographe et la grammaire
  • Ajouter ou supprimer un mot du dictionnaire
  • Trouver des synonymes
  • Maîtriser la correction automatique
  • Traduire du texte

Les styles dans Word 2016
  • Utiliser et modifier un style de texte prédéfini
  • Sélectionner, effacer et supprimer un style
  • Créer un nouveau style de texte
  • Créer et appliquer un nouveau style de liste
  • Importer et exporter des styles

Les fonctions Rechercher et Remplacer
  • Rechercher et remplacer du texte
  • Rechercher du texte mis en valeur

Les colonnes
  • Ajouter et supprimer des colonnes
  • Personnaliser des colonnes
  • Insérer ou supprimer un saut de colonne

Les modèles
  • Créer un document à partir d'un modèle
  • Créer un modèle à partir d'un document
  • Modifier un modèle existant

Dessiner avec Word
  • Insérer une forme prédéfinie
  • Insérer du texte dans une forme
  • Dessiner une forme libre

Index et Notes de bas de page
  • Créer et mettre à jour un index
  • Insérer une note de bas de page
  • Insérer un signet
  • Insérer un renvoi

Documents longs
  • Le mode Plan
  • Générer une table des matières
  • Créer une table des matières à l’aide de champs

Publipostage avec l'assistant
  • Publipostage : document principal et source de données
  • Publipostage : modification, champs et fusion de données
  • Publipostage : définir des règles et conditions

Les formulaires
  • Créer un formulaire avec l'onglet Développeur
  • Insérer des contrôles du contenu dans un formulaire
  • Protéger, diffuser et déprotéger un formulaire

Les révisions
  • Suivi des modifications d'un document
  • Révisions et modifications d'un document
  • Gérer les commentaires
  • Combiner des documents révisés
  • Accepter et refuser les révisions

Prise en main
  • Démarrer et quitter Excel
  • La fenêtre Excel
  • Ouvrir et enregistrer un classeur
  • Créer un classeur basé sur un modèle

Saisie des données
  • Saisir du contenu dans une cellule
  • Saisir des nombres
  • Effacer, modifier le contenu d’une cellule
  • Saisir des dates et des heures

Sélectionner une cellule, une plage de cellules
  • Se déplacer à l’aide des touches du clavier
  • Atteindre une cellule rapidement
  • Se déplacer dans les feuilles d’un classeur
  • Sélectionner une plage de cellules
  • Sélectionner des cellules disjointes
  • Sélectionner des lignes ou des colonnes

Les lignes et les colonnes
  • Insérer, supprimer une ligne
  • Insérer, supprimer une colonne
  • Modifier la hauteur d’une ligne
  • Masquer, afficher ligne ou colonne
  • Modifier la largeur d’une colonne
  • Transposer des lignes en colonnes

Les différents formats
  • Saisir des nombres
  • Saisir des dates
  • Saisir des heures
  • Saisir des valeurs monétaires

Calculs simples
  • Écrire une formule dans une cellule
  • Écrire des formules arithmétiques simples
  • Recopier des formules avec des références relatives
  • Calculer une moyenne
  • Appliquer sur un cas concret
  • Etre plus productif…

Les fonctions courantes
  • Fonctions statistiques courantes NB(), MOYENNE()
  • Ordre de calcul
  • Références relatives et absolues
  • Afficher et imprimer des formules
  • Écrire une formule de calcul

Mise en forme
  • Mettre en forme des données
  • Modifier la position des données
  • Fusionner des cellules
  • Appliquer des bordures aux cellules
  • Modifier la couleur des cellules
  • Reproduire une mise en forme

Premières applications
  • Éléments de facture
  • Calculs d’honoraires
  • Grille de rémunération
  • Calculer une évolution

Fonctions avancées
  • Mensualités de prêt avec l’assistant
  • Nombre de jours ouvrés
  • Fonction logique : condition Si
  • Quelques autres fonctions
  • Fonctions Somme si et Nombre si
  • Fonction RechercheV

Mise en forme conditionnelle
  • Appliquer une mise en forme conditionnelle
  • Afficher les 10 nombres les plus grands
  • Appliquer une mise en forme avec barres de données
  • Appliquer une mise en forme avec icône colorées
  • Effacer une mise en forme conditionnelle
  • Créer un damier

Saisie semi-automatique et import de données
  • Recopier des données
  • Recopier en incrémentant
  • Importer des données

Mise en page et impression
  • Mettre en page une feuille de calcul
  • Répéter lignes et colonnes sur chaque page
  • Créer en-tête et pied de page
  • Accéder autrement aux en-têtes et pieds de page
  • Gérer les sauts de page
  • Définir une zone d’impression

Noms de cellules
  • Nommer et utiliser un nom de cellule dans une formule
  • Gérer les noms de cellule
  • Sélectionner une cellule à partir de son nom
  • Générer les noms en utilisant les libellés

Gestion des feuilles et liaisons entre feuilles
  • Gestion des feuilles de calcul : nommer,déplacer…
  • Colorer, masquer, dupliquer une feuille
  • Référencer une cellule d’une autre feuille
  • Grouper des feuilles pour des calculs plus rapides

Applications pratiques
  • Calculer le commissionnement de vos vendeurs
  • Des dates dans tous les formats
  • Relevé de notes – fonction SOMMEPROD
  • Montant des intérêts – Fonction INTPER

Présenter les données en graphiques
  • Généralités sur les graphiques
  • Créer un graphique rapidement
  • Créer un graphique à l’aide du ruban
  • Afficher / masquer / sélectionner des éléments d’un graphique
  • Mettre en forme un graphique
  • Modifier un graphique

Manipuler des séries de données
  • Utiliser des séries disjointes
  • Ajouter / supprimer une série à un graphique existant
  • Modifier la couleur d’une série de données dans un graphique
  • Courbes de tendance
  • Forme dans une série

Tri, filtre et sous-totaux
  • Créer et trier une liste de données
  • Filtrer une liste de données
  • Appliquer un filtre élaboré
  • Afficher des sous-totaux
  • Gérer une liste avec un formulaire

Tableaux croisés dynamiques
  • Créer un tableau croisé
  • Modifier un tableau croisé
  • Mettre à jour un tableau croisé
  • Mettre en forme un tableau croisé
  • Créer un graphique croisé illustrant un tableau

Validation et protection des données
  • Protéger, déprotéger une feuille
  • Protéger certaines cellules
  • Protéger, déprotéger un classeur

Consolidation des données
  • Consolidation par référence avec liaison
  • Consolidation par référence sans liaison
  • Consolidation par libellés

Analyses et simulations
  • Analyses et simulations
  • Valeur cible
  • Analyse d’hypothèses
  • Solveur
  • Scénarios

Images et dessins
  • Insérer une image
  • Dessiner des objets graphiques
  • WordArt

Outils divers
  • Vérifier l’orthographe
  • Rechercher et remplacer
  • Associer un commentaire
  • Fractionner une feuille de calcul

Import, export, échanges de données
  • Exporter un tableau Excel vers Word
  • Exporter un graphique Excel vers Word
  • Importer des données

Les Macros
  • Enregistrer une macro-commande
  • Modifier le raccourci d’une macro-commande
  • Visualiser et modifier une macro-commande

Premier regard sur le bilan
  • Raison d'être du Bilan
  • Chiffres et Formes
  • Les composants

L'actif
  • Actif immobilisé
  • Actif circulant
  • Comptes de régularisation

Le Passif
  • Les dettes
  • Les capitaux propres
  • Comptes de régularisation

Récapitulatif
  • L'actif et le passif
  • Le bilan en pratique

Réaliser son bilan
  • Le Capital
  • L'emprunt
  • Le fonds de commerce
  • Le matériel
  • Les stocks
  • La vente à crédit
  • Le règlement des ventes
  • Le règlement du stock

L'analyse fonctionnelle
  • Reclassement Actif
  • Reclassement Passif
  • Rappel

Le fonds de roulement
  • Le fonds de roulement BFR
  • La trésorerie

Le compte de résultat
  • Analyse du compte de résultat
  • Soldes intermédiaires de gestion
  • Les ratios financiers

Indicateurs

Niveau moyen obtenu depuis 2020 pour le TOSA Word : 2.4/5 soit le niveau Basique

Niveau moyen obtenu depuis 2020 pour le TOSA Excel : 2/5 soit le niveau Basique

Prérequis techniques

  • Navigateur web : Chrome, Firefox, Edge
  • Système d'exploitation : PC, smartphone
  • Etre équipé.e d'une sortie sonore (casque ou enceinte)
  • Pour la formation sur EBP : l'utlisation d'un PC sous Windows est requis (Processeur : Intel Core i5 ou supérieur Mémoire : 8 Go minimum pour les systèmes d'exploitation 64 bits)
  • Pour le passage du TOSA : l'utilisation d'une webcam est requise
  • Une imprimante est souhaitable pour imprimer les supports de cours

Eligible au CPF

Formation éligible CPF

Cette formation mène à une Certification éligible au CPF.

Nom de la certification :  Secrétaire assistance. 

Code RNCP : 35094

Lorsque la certification est financée au titre du CPF, le cycle de formation qui y prépare peut également être prise en charge (dossier CPF commun).

Plus d'informations : www.moncompteformation.gouv.fr en cliquant sur l'image.

Code Certif Info 99145 (certification visée)

Formacodes (lien entre formation et métier) : 35052  / 35035

Code ROME M1607 (fiche métier)

Code RNCP 35094 (France Compétences)

Consultez les offres d'emploi sur Pôle Emploi.

Fiches métier du secrétariat

N'hésitez pas à prendre connaissance des fiches métiers mises à votre disposition pour bien comprendre ce qu'est le métier de secrétaire assistant.e et les débouchés.
  • Avec le sourire, la/le secrétaire jongle avec le téléphone, la souris de l'ordinateur et de nombreux dossiers.
  • Elle/il exerce son métier dans une PME (petite ou moyenne entreprise), dans un service technique ou chez un avocat.
  • Sa discrétion et ses initiatives sont appréciées.
  • Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
  • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
  • Peut coordonner une équipe.

"Le Présent est l’enclume où se fait l’avenir" Victor Hugo.

Identifier les savoirs et les savoir-faire émergeants qui esquissent des métiers nouveaux constitue un enjeu majeur surtout dans des environnements socioprofessionnels mouvants. 

"L'emploi de secrétaire assistant se caractérise par une grande polyvalence. Le secrétaire assistant joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d'un service ou d'une entreprise, ses missions se situant au coeur de l'activité quotidienne."

Coût

Demandez un devis en nous envoyant un message en cliquant sur le bouton "Demande de devis" ou appelez-nous au :
02 97 43 61 67